أبرز النقاط
- يسجّل سجل الأصول الثابتة لكل أصل رقمه ووصفه وفئته وموقعه وصاحب عهدته وتكلفته وإهلاكه وحالته، لتُقارَن الدفاتر بما هو موجود فعلاً.
- تحتفظ الشركات في الإمارات بسجلات ضريبة الشركات سبع سنوات، وتعدّ قوائم مالية تتضمن لكل فئة من الممتلكات والمنشآت والمعدات مطابقة بين أول السنة وآخرها، وتستخرج معظم المؤسسات هذه المطابقة من السجل.
- تعدّ الجهات الاتحادية قوائمها على أساس الاستحقاق، وتعمل وفق سياستي الأصول الثابتة والمخزون اللتين اعتمدهما مجلس الوزراء.
- اجرد السجل جرداً فعلياً، وعالج كل فرق مع ذكر سببه، وسجّل من اعتمده.
ما هو سجل الأصول الثابتة
سجل الأصول الثابتة قائمة بكل أصل طويل الأجل تملكه المؤسسة وتستخدمه: المباني والمركبات والآلات وأجهزة تقنية المعلومات والأثاث وغيرها. ويسجّل لكل أصل ما هو، وكم كلّف، وكيف يُهلك، وأين هو الآن.
ويربط السجل بين وجهين لكل أصل: الوجه المالي (التكلفة والإهلاك والقيمة الدفترية)، والوجه الفعلي (الملصق والموقع وصاحب العهدة والحالة).
ما الذي يجب أن يتضمنه سجل الأصول الثابتة
هذه هي الأعمدة التي تتوقعها الفرق المالية والمدققون، وكلها موجودة في نموذجنا المجاني.
| العمود | ما يسجّله |
|---|---|
| رقم الأصل ورقم الملصق | رقم فريد للأصل، والرقم المطبوع على ملصق الباركود أو QR أو RFID. |
| الوصف والصنع والطراز | ما هو الأصل، بدقة تكفي للعثور عليه. |
| الرقم التسلسلي | الرقم التسلسلي من الشركة المصنّعة إن وُجد. |
| فئة الأصل وتصنيفه | الفئة المستخدمة في القوائم المالية، مثل أجهزة تقنية المعلومات أو المركبات أو الأثاث، وتصنيف أدق. |
| الموقع | الموقع والمبنى والطابق والغرفة. |
| صاحب العهدة والقسم | الشخص المسؤول عن الأصل، وقسمه أو مركز تكلفته. |
| تاريخ الاقتناء والتكلفة | متى اشتُري الأصل أو رُسمل وكم كلّف، مع المورّد ورقم الفاتورة. |
| العمر الإنتاجي وطريقة الإهلاك | مدة استخدام الأصل، وطريقة الإهلاك مثل القسط الثابت. |
| الإهلاك المتراكم وصافي القيمة الدفترية | الإهلاك حتى تاريخه، والتكلفة بعد خصم الإهلاك. |
| الحالة | قيد الاستخدام، أو معطّل، أو قيد الإصلاح، أو مستبعَد، أو مشطوب، مع التاريخ. |
| آخر جرد | متى رُصد الأصل آخر مرة في جرد فعلي، ومن جرده. |
هل سجل الأصول الثابتة إلزامي في الإمارات؟
لا يوجد قانون إماراتي واحد يذكر «سجل الأصول الثابتة» بالاسم لكل المؤسسات، لكن قواعد عدة يصعب الوفاء بها دونه:
- ضريبة الشركات: يُلزم المرسوم بقانون اتحادي رقم 47 لسنة 2022 الخاضعين للضريبة بالاحتفاظ بسجلاتهم ومستنداتهم المؤيدة سبع سنوات بعد نهاية الفترة الضريبية (المادة 56)، وبإعداد قوائم مالية (المادة 54).
- القوائم المالية: يشترط المعيار IAS 16 لكل فئة من الممتلكات والمنشآت والمعدات مطابقة للقيمة الدفترية بين أول الفترة وآخرها، تُظهر الإضافات والاستبعادات والإهلاك والحركات الأخرى (الفقرة 73). ومعظم المؤسسات تستخرجها من السجل.
- الحكومة الاتحادية: تعدّ الجهات الاتحادية قوائمها على أساس الاستحقاق بموجب قرار مجلس الوزراء لسنة 2021 بشأن تطبيق أساس الاستحقاق في الحكومة الاتحادية، وتعمل وفق سياسة إدارة الأصول الثابتة وسياسة إدارة المخزون في الحكومة الاتحادية، اللتين اعتمدهما مجلس الوزراء وأعلنتهما وزارة المالية في أغسطس 2024.
- حكومة دبي: يكلّف القانون رقم (1) لسنة 2016 بشأن النظام المالي لحكومة دبي دائرةَ المالية بوضع سياسات وإجراءات إدارة الأصول المادية وغير المادية (المادة 5).
هذا الدليل معلومات عامة، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. تحقّق من التزاماتك مع مدققك أو مستشارك الضريبي.
كيف تُعدّ سجل الأصول الثابتة
ضع القواعد
اتفق مع المالية على حد الرسملة، وفئات الأصول، والأعمار الإنتاجية، وطريقة الإهلاك.
اجمع ما لديك
قائمة الأصول من نظام تخطيط الموارد أو النظام المحاسبي، والفواتير، وأي جرد سابق.
اجرد ورقّم
زر كل موقع، وضع ملصقاً فريداً على كل أصل، وسجّل موقعه وصاحب عهدته.
طابِق
طابِق ما وجدته مع السجلات المالية، وعالج كل فرق قبل اعتماد السجل.
أبقِه محدّثاً
سجّل الإضافات والنقل والاستبعاد وتغيير صاحب العهدة لحظة حدوثها، لا في نهاية السنة.
كيف يتم جرد الأصول الثابتة
يقارن الجرد الفعلي السجل بما هو موجود فعلاً في المواقع. ويسير الجرد عادةً هكذا:
خطّط
حدّد المواقع والترتيب والفريق، وأوقف حركة الأصول أثناء الجرد.
اجرد
امسح ملصق كل أصل في كل موقع. وفي الجرد الأعمى لا يرى فريق الجرد القائمة المتوقعة، فيسجّل ما هو موجود فقط.
طابِق
صنّف كل فرق: غير موجود، أو موجود وغير مسجّل، أو منقول، أو تالف.
عالج واعتمد
اذكر سبب كل فرق، واجعل الشخص المختص يعتمد الشطب والإضافة والنقل.
وثّق
احتفظ بنتائج الجرد والفروقات والاعتمادات دليلاً لمدققيك.
تحدّد سياسة الأصول لديك عدد مرات الجرد بالاتفاق مع مدققيك. والأصول المنقولة وعالية القيمة تحتاج عادةً إلى تحقق أكثر من المباني والمنشآت الثابتة.
نموذج سجل الأصول الثابتة المجاني
حمّل نموذج سجل الأصول الثابتة (Excel). فيه كل الأعمدة السابقة، ومعادلات الإهلاك بالقسط الثابت وصافي القيمة الدفترية، وصفوف تجريبية تستبدلها، وعناوين بالعربية والإنجليزية.
متى لا يكفي جدول البيانات
يصلح جدول البيانات ما دام شخص واحد يحدّثه والأصول في مكان واحد. لكن يصعب إبقاؤه صحيحاً حين تتوزع الأصول على مواقع كثيرة، وتنتقل من يد إلى يد كل أسبوع، وتُجرد بالماسحات. عندها تنقل المؤسسات السجل إلى برنامج للأصول الثابتة يجمع الملصقات والعهد والجرد في مكان واحد ويطابقها مع الدفاتر.
أين تأتي Birbal AI
يُعدّ فريق Birbal AI نفسه السجلات ويجردها في المواقع: نرقّم كل أصل ونجري الجرد الفعلي، ونوفّر ملصقات RFID وقارئاتها، ونسلّم السجل الموثّق في منصة «سجل»، نظامنا لإدارة الأصول، الذي يجمع العهد والجرد والمطابقة مع نظام تخطيط الموارد في مكان واحد. ونقارن أيضاً بين أهم برامج تتبّع الأصول في الإمارات.
أسئلة وأجوبة
ما هو سجل الأصول الثابتة؟
قائمة بكل أصل طويل الأجل تملكه المؤسسة، برقمه ووصفه وفئته وموقعه وصاحب عهدته وتكلفته وإهلاكه وقيمته الدفترية وحالته.
هل سجل الأصول الثابتة إلزامي في الإمارات؟
لا يذكره قانون واحد بالاسم لكل المؤسسات، لكن الاحتفاظ بسجلات ضريبة الشركات سبع سنوات، والقوائم المالية وفق المعيار IAS 16 (مطابقة لكل فئة من الممتلكات والمنشآت والمعدات)، وسياستي الأصول الثابتة والمخزون الاتحاديتين للجهات الاتحادية، كلها يصعب الوفاء بها دونه.
كيف يتم إعداد سجل الأصول الثابتة؟
اتفق على حد الرسملة والفئات وقواعد الإهلاك، واجمع قائمة الأصول من نظامك المحاسبي والفواتير، واجرد الأصول ورقّمها في مواقعها، وطابِق ما وجدته مع الدفاتر، ثم سجّل كل تغيير لحظة حدوثه.
ما الفرق بين جرد الأصول وجرد المخزون؟
جرد الأصول يتحقق من الأصول الثابتة التي تستخدمها المؤسسة، كالأجهزة والأثاث والمركبات، مقابل سجل الأصول. أما جرد المخزون فيعدّ البضائع والمواد المعدّة للبيع أو الاستهلاك مقابل أرصدة المخزون.
كم مرة يجب جرد الأصول الثابتة؟
تحدّد ذلك سياسة الأصول لديك بالاتفاق مع مدققيك. والأصول المنقولة وعالية القيمة تحتاج عادةً إلى تحقق أكثر من المباني والمنشآت الثابتة.
هل يوجد نموذج مجاني لسجل الأصول الثابتة؟
نعم. حمّل نموذج Excel من هذا الدليل، وفيه الأعمدة المعتادة ومعادلات الإهلاك وعناوين بالعربية والإنجليزية.
المصادر
- المرسوم بقانون اتحادي رقم 47 لسنة 2022 بشأن الضريبة على الشركات والأعمال (وزارة المالية، بالإنجليزية)
- المعيار IAS 16 الممتلكات والمنشآت والمعدات (مؤسسة IFRS، بالإنجليزية)
- وزارة المالية: برنامج المحاسبة على أساس الاستحقاق
- وزارة المالية: سياسة إدارة الأصول الثابتة أُعدّت وفق أفضل الممارسات (21 أغسطس 2024، بالإنجليزية)
- وزارة المالية: «سياسة إدارة المخزون» توحّد الإجراءات في الحكومة الاتحادية (8 أغسطس 2024، بالإنجليزية)
- القانون رقم (1) لسنة 2016 بشأن النظام المالي لحكومة دبي (بالإنجليزية)
Birbal AI شركة مستقلة مقرها أبوظبي. المعلومات عن الجهات الأخرى مأخوذة من المصادر أعلاه، ومعظمها باللغة الإنجليزية؛ راجعها لمعرفة آخر المستجدات.